Es gibt in Deutschland bis heute einen lebhaften Handel mit gedruckten Auftrag-Eingangs-Büchern im DIN-A5-Format. Das ist bemerkenswert, denn das Personenbeförderungsgesetz erlaubt die elektronische Führung seit Jahren ausdrücklich — sogar app-gestützt.
Viele Mietwagenunternehmer führen ihr Auftragseingangsbuch also weiterhin per Hand, obwohl ihre Buchungen längst digital entstehen. Das kostet Zeit, erzeugt Lücken und macht eine Prüfung unangenehmer, als sie sein müsste.
Dieser Beitrag erklärt, was genau verlangt ist, was ins Buch gehört, und worauf Sie achten müssen, wenn Sie es digital führen wollen.
Der Gesetzestext, um den es geht
§ 49 Abs. 4 PBefG regelt den Verkehr mit Mietwagen. Drei Sätze daraus bestimmen den Alltag jedes Chauffeur-, Limousinen- und Flughafentransferbetriebs.
Zum Auftragseingang:
„Mit Mietwagen dürfen nur Beförderungsaufträge ausgeführt werden, die am Betriebssitz oder in der Wohnung des Unternehmers eingegangen sind.”
Zur Aufzeichnungspflicht:
„Den Eingang des Beförderungsauftrages am Betriebssitz oder in der Wohnung hat der Mietwagenunternehmer buchmäßig oder elektronisch (auch mittels appbasierten Systems) zu erfassen und die Aufzeichnung ein Jahr aufzubewahren.”
Zur Rückkehrpflicht:
„Nach Ausführung des Beförderungsauftrags hat der Mietwagen unverzüglich zum Betriebssitz zurückzukehren, es sei denn, er hat vor der Fahrt von seinem Betriebssitz oder der Wohnung oder während der Fahrt einen neuen Beförderungsauftrag erhalten.”
Die entscheidende Formulierung für die Softwareauswahl steht in der Klammer: „buchmäßig oder elektronisch (auch mittels appbasierten Systems)“. Das Gesetz stellt Papier und elektronische Erfassung ausdrücklich gleich und nennt app-basierte Systeme sogar beim Namen. Wer Ihnen sagt, es müsse ein Papierbuch sein, irrt.
Was das praktisch bedeutet
Der Auftrag muss am Betriebssitz eingehen
Das ist keine Formalie, sondern der Kern der Abgrenzung zwischen Mietwagen und Taxi. Ein Fahrer darf einen Auftrag nicht selbst auf der Straße annehmen. Der Auftrag geht am Betriebssitz ein, wird dort erfasst und von dort an den Fahrer weitergegeben.
Für die Praxis heißt das: Ihr System ist Ihr Betriebssitz-Nachweis. Kommt die Anfrage über Ihr Buchungsformular, Ihre Geschäfts-E-Mail, Ihre Firmennummer oder Ihren WhatsApp-Business-Anschluss und wird dort mit Zeitstempel erfasst, ist der Eingang dokumentiert. Nimmt ein Fahrer die Fahrt privat auf seinem Handy an und sagt Ihnen abends Bescheid, fehlt genau dieser Nachweis.
Die Aufzeichnung muss den Eingang festhalten — nicht die Fahrt
Ein häufiges Missverständnis: Aufzuzeichnen ist der Eingang des Beförderungsauftrags, nicht erst die Durchführung. Der maßgebliche Zeitpunkt ist der, zu dem die Bestellung bei Ihnen ankommt.
Eine Liste der gefahrenen Touren, abends aus dem Gedächtnis erstellt, erfüllt den Zweck der Vorschrift nicht. Sie soll gerade belegen, wann und wo der Auftrag einging.
Ein Jahr aufbewahren — mindestens
Das PBefG verlangt ein Jahr. Beachten Sie: Andere Vorschriften können längere Fristen vorsehen — steuerliche Aufbewahrungspflichten für Rechnungen und Buchführungsunterlagen sind deutlich länger. Sprechen Sie das mit Ihrem Steuerberater durch; das Auftragseingangsbuch ist die Untergrenze, nicht die Obergrenze.
Was ins Auftragseingangsbuch gehört
Das Gesetz schreibt keinen Formularsatz vor, aber Sinn und Zweck sowie die Praxis der Genehmigungsbehörden ergeben einen klaren Mindestumfang. Erfassen Sie je Auftrag:
- Datum und Uhrzeit des Auftragseingangs — der eigentliche Kern der Vorschrift
- Eingangsweg — Telefon, E-Mail, Formular, App, Vermittler
- Name des Auftraggebers und eine Kontaktmöglichkeit
- Abholort und Zielort — konkret, nicht nur „Innenstadt”
- Gewünschte Abholzeit (Ausführungszeitpunkt)
- Zugewiesenes Fahrzeug und Fahrer
- Auftragsnummer oder eine andere eindeutige Kennung
Wer ohnehin ein Dispositionssystem betreibt, hat all das bereits — es geht nur darum, dass es lückenlos, unveränderbar nachvollziehbar und exportierbar vorliegt.
Erkundigen Sie sich bei Ihrer Genehmigungsbehörde nach deren konkreten Erwartungen. Die Behörden legen die Anforderungen an Form und Umfang in der Praxis unterschiedlich streng aus.
Digital führen: die vier Punkte, auf die es ankommt
Das Gesetz erlaubt elektronische Führung — es sagt aber nicht, dass jede beliebige Datei genügt. Damit Ihre digitale Lösung im Ernstfall trägt, achten Sie auf vier Dinge.
1. Automatischer Zeitstempel. Der Eingangszeitpunkt muss vom System kommen, nicht aus einem Feld, das jemand nachträglich tippt. Ein Zeitstempel, den man frei überschreiben kann, ist als Nachweis wenig wert.
2. Nachvollziehbarkeit von Änderungen. Aufträge ändern sich — Zeiten verschieben sich, Fahrer werden getauscht. Das ist normal und zulässig. Entscheidend ist, dass der ursprüngliche Eingang erhalten bleibt und Änderungen nachvollziehbar sind, statt die Historie zu überschreiben. Das ist auch der Grundgedanke der GoBD für digitale Aufzeichnungen.
3. Vollständigkeit über alle Kanäle. Der häufigste Fehler in der Praxis: Das Formular auf der Website landet im System, der Anruf und die WhatsApp-Nachricht nicht. Damit ist das Buch lückenhaft — und zwar genau dort, wo der Großteil des Geschäfts stattfindet. Jeder Kanal muss in derselben Erfassung landen.
4. Export auf Knopfdruck. Sie müssen die Aufzeichnungen vorlegen können. Prüfen Sie, ob Sie selbst — ohne Support-Anfrage — einen beliebigen Zeitraum als Datei oder PDF ausgeben können. Und prüfen Sie das, bevor Sie es brauchen.
Ein Test, der fünf Minuten dauert
- Wählen Sie einen Tag vor acht Monaten.
- Geben Sie sämtliche an diesem Tag eingegangenen Aufträge aus — mit Eingangszeitpunkt, Auftraggeber, Abhol- und Zielort, Abholzeit sowie zugewiesenem Fahrer und Fahrzeug.
- Stoppen Sie die Zeit.
Unter zwei Minuten: gut aufgestellt. Über zwanzig Minuten oder gar nicht möglich: Das ist Ihr Risiko — und Sie haben es vor der Behörde gefunden.
Wiederholen Sie den Test anschließend für einen Fahrer, der nicht mehr bei Ihnen arbeitet. Daran scheitern die meisten selbstgebauten Lösungen.
Abgrenzung: Auftragseingangsbuch ist nicht TSE
Hier wird im Markt viel durcheinandergebracht, teils von Anbietern.
Seit dem 1. Januar 2026 ist die zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) für Taxameter und Wegstreckenzähler verpflichtend; die Übergangsfrist ist ausgelaufen. Grundlage sind Kassensicherungsverordnung und § 146a AO — die vollständige Rechtskette samt Meldepflicht steht im Beitrag zur Fiskaltaxameter- und TSE-Pflicht.
Das sind zwei verschiedene Pflichten:
- TSE / Fiskaltaxameter — zertifizierte Hardware im Fahrzeug, betrifft die Aufzeichnung von Fahrten und Entgelten für steuerliche Zwecke.
- Auftragseingangsbuch nach § 49 Abs. 4 PBefG — Aufzeichnung des Auftragseingangs am Betriebssitz, ausdrücklich auch elektronisch zulässig.
Eine Dispositions- oder Buchungssoftware ist kein Fiskaltaxameter und ersetzt keine TSE. Verspricht ein Softwareanbieter „TSE-Konformität”, fragen Sie sehr genau nach, was damit gemeint ist — und klären Sie Ihre konkrete Situation mit Ihrem Steuerberater und Ihrer Genehmigungsbehörde.
Die Rückkehrpflicht nicht vergessen
Der dritte Satz aus § 49 Abs. 4 wird gern überlesen: Nach Ausführung muss der Mietwagen unverzüglich zum Betriebssitz zurückkehren — es sei denn, vor oder während der Fahrt ist bereits ein neuer Auftrag eingegangen.
Genau deshalb ist die zeitliche Dokumentation des Auftragseingangs doppelt wertvoll. Können Sie belegen, dass der Anschlussauftrag vor dem Ende der vorherigen Fahrt einging, haben Sie den Ausnahmetatbestand dokumentiert. Ohne Zeitstempel steht Aussage gegen Aussage.
Praktisch heißt das: Ein System, das jeden Eingang minutengenau festhält, schützt Sie nicht nur bei der Buchprüfung, sondern auch bei der Frage, ob eine Fahrt ohne Rückkehr zulässig war.
Was Software hier abdeckt — und was nicht
In RideDesk landet jede Anfrage — aus dem Buchungsformular, per E-Mail, per WhatsApp oder telefonisch erfasst — in einem Board und wird mit Zeitstempel angelegt. Zu jedem Auftrag gehören Auftraggeber und Kontakt, Abhol- und Zielort, die gewünschte Abholzeit sowie das zugewiesene Fahrzeug und der zugewiesene Fahrer. Kunden- und Fahrerdaten bleiben erhalten, und Sie können Ihre Daten selbst exportieren.
Damit entsteht Ihre Aufzeichnung als Nebenprodukt der normalen Arbeit — und nicht als Aufgabe, die am Monatsende jemand nachträgt. Das Aktivitätsprotokoll — wer wann was geändert hat, über jeden Auftrag hinweg — liegt bewusst in jedem Plan, auch im kostenlosen: eine Prüfspur ist eine Pflicht, kein Verkaufsargument.
Zwei ehrliche Einschränkungen: Wir sind nicht Ihre Genehmigungsbehörde, und keine Software kann Rechtssicherheit für Auflagen versprechen, die wir nicht kennen. Und RideDesk ist, wie oben beschrieben, keine TSE-Lösung.
Wenn Sie prüfen möchten, ob das Ihren Auflagen genügt, schicken Sie uns Ihre Auflagen — wir gehen sie ehrlich mit Ihnen durch, auch die Punkte, die es nicht abdeckt. Wie ein deutscher Betrieb damit arbeitet, sehen Sie bei FrankfurtRide.
Der eigentliche Punkt hat mit Produkten wenig zu tun. Das Gesetz erlaubt die elektronische Führung seit Jahren und nennt app-basierte Systeme ausdrücklich — trotzdem werden gedruckte DIN-A5-Bücher weiterhin verkauft. Viele Betriebe schreiben also von Hand mit, was ihr Buchungssystem längst erfasst hat. Wenn das auf Sie zutrifft, kostet die Umstellung nichts: Erfassen Sie den Eingangszeitpunkt sauber in dem System, das Sie ohnehin nutzen, prüfen Sie, ob Sie einen Zeitraum selbst exportieren können, und hören Sie auf, alles doppelt zu führen. Teuer wird es erst, wenn eine Prüfung ansteht. Die TSE budgetieren Sie davon getrennt — und lassen sich schriftlich geben, dass das gekaufte Gerät BSI-zertifiziert ist.
Dieser Beitrag ist allgemeine Information zu § 49 Abs. 4 PBefG und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Genehmigungsbehörden legen Anforderungen unterschiedlich aus. Klären Sie Ihren konkreten Fall mit Ihrer Behörde und Ihrem Steuerberater.
