Ein Mietwagenbetrieb mit drei Fahrzeugen zahlt für seine Dispositionssoftware 79 € im Monat. Kauft er ein viertes Auto, sind es 179 €.
Ein Fahrzeug mehr, 127 % mehr Softwarekosten. Das steht so auf keiner Werbeseite, ergibt sich aber direkt aus der Preisstruktur — und es ist der wichtigste Effekt, den deutsche Betriebe bei der Auswahl übersehen.
Alle Preise in diesem Beitrag stammen aus den öffentlichen Preisseiten der Anbieter, Stand August 2026. Softwarepreise ändern sich; prüfen Sie die aktuelle Zahl vor einer Entscheidung. Wo ein Anbieter nichts veröffentlicht, steht das ausdrücklich da — geraten wird hier nicht.
Deutschland rechnet anders als Großbritannien
Wer sich internationale Anbieter ansieht, kennt zwei Abrechnungsmodelle: pro Fahrzeug oder pro Fahrer. Britische Anbieter machen genau das — dort kostet ein Fahrzeug einen festen Betrag, oder ein Fahrer.
Der deutsche Markt, soweit er überhaupt Preise veröffentlicht, arbeitet mit Kapazitätsstufen: Sie kaufen ein Paket, das bis zu einer bestimmten Zahl Fahrzeuge und Benutzer abdeckt. Innerhalb der Stufe ist es gleichgültig, ob Sie ein Fahrzeug betreiben oder das Maximum.
Das hat zwei Folgen, die in die entgegengesetzte Richtung wirken. Wer eine Stufe ausreizt, fährt sehr günstig. Wer sie knapp überschreitet, zahlt schlagartig deutlich mehr — für genau ein Fahrzeug oder einen einzigen zusätzlichen Benutzerzugang.
Die veröffentlichten Zahlen
Fahrdienstsoftware veröffentlicht seine Tarife vollständig. Vier Stufen, alle in Euro pro Monat:
- Starter — 79 €: bis zu 3 Fahrzeuge, bis zu 5 Benutzer
- Professional — 179 €: bis zu 10 Fahrzeuge, bis zu 20 Benutzer
- Business — 349 €: bis zu 20 Fahrzeuge, unbegrenzte Benutzer
- Enterprise — Preis auf Anfrage: unbegrenzt
Bemerkenswert daran: Alle Stufen enthalten denselben Funktionsumfang. Unterschieden wird ausschließlich über Kapazität. Sie zahlen in Deutschland also nicht für Funktionen, sondern für Kopffreiheit — anders als bei britischen Anbietern, wo höhere Tarife zusätzliche Module wie Fahrgast-App oder Kartenzahlung freischalten.
Getestet werden kann vorab: die ersten 30 Fahrten sind kostenlos, ohne Zeitlimit und ohne Kreditkarte. Das ist ein fairer Einstieg und sollte genutzt werden, bevor irgendetwas unterschrieben wird.
MPC-Software (TARIS) und SuE-Software — zwei der etabliertesten Namen im deutschen Taxi- und Mietwagenmarkt — veröffentlichen keine Preise. Beide verweisen auf Kontaktaufnahme und Präsentation. Das ist im Mittelstandssoftwaregeschäft üblich und kein Vorwurf, hat aber eine praktische Konsequenz: Sie können ein Angebot nicht mit dem Markt vergleichen, wenn der Markt schweigt.
Wenn Sie diesen Weg gehen, lassen Sie sich das Angebot aufgeschlüsselt geben: Lizenz, Einrichtung, Schulung, Support, laufende Wartung und etwaige Transaktionsentgelte getrennt. Und lassen Sie sich die Preisanpassung zur Verlängerung schriftlich geben. Sonst ist Jahr zwei eine Verhandlung, die Sie bereits verloren haben.
Die Klippen, auf die Sie zulaufen
Rechnet man die veröffentlichten Stufen auf den Preis je Fahrzeug herunter, wird sichtbar, wie stark die Position innerhalb einer Stufe zählt:
- 3 Fahrzeuge im Starter: rund 26 € je Fahrzeug
- 4 Fahrzeuge im Professional: rund 45 € je Fahrzeug — der teuerste Punkt der gesamten Tabelle
- 10 Fahrzeuge im Professional: rund 18 € je Fahrzeug — der günstigste
- 11 Fahrzeuge im Business: rund 32 € je Fahrzeug
- 20 Fahrzeuge im Business: rund 17 € je Fahrzeug
Der Preis je Fahrzeug schwankt also zwischen etwa 17 € und 45 € — ohne dass sich die Software ändert. Entscheidend ist allein, wo Sie relativ zur Stufengrenze stehen.
Daraus folgt eine sehr konkrete Empfehlung: Wenn Sie bei vier Fahrzeugen stehen, zahlen Sie den ungünstigsten Satz im ganzen Modell. Entweder Sie bleiben bewusst bei drei, oder Sie wachsen zügig Richtung zehn und holen sich den Vorteil zurück. Vier Fahrzeuge dauerhaft zu betreiben ist die teuerste Variante pro Auto, die dieses Preismodell zulässt.
Vergessen Sie die Benutzergrenze nicht
Die Fahrzeugzahl ist nur die halbe Grenze. Starter deckt 5 Benutzer, Professional 20.
Ein Betrieb mit drei Fahrzeugen, aber acht Personen mit Zugang — Inhaber, zwei Disponenten, Buchhaltung und vier Fahrer mit eigenem Login — wird durch die Benutzerzahl in die nächste Stufe gezwungen, nicht durch die Fahrzeuge. Zählen Sie beides durch, bevor Sie den Tarif wählen. Und klären Sie, ob Fahrer überhaupt als Benutzer zählen; das ist der Punkt, an dem Kalkulationen am häufigsten kippen.
Die Kostenposten, die nicht auf der Preisseite stehen
Die TSE ist ein eigener, harter Kostenblock
Seit dem 1. Januar 2026 ist die zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) für Taxameter und Wegstreckenzähler verpflichtend; die Übergangsfrist ist ausgelaufen. Systeme auf INSIKA-Basis durften nur bis Ende 2025 weiterlaufen.
Das ist keine Softwarefrage, sondern Hardware im Fahrzeug — und ein Kostenblock, den britische Betriebe schlicht nicht haben. Marktberichte nennen für hardwarebasierte Lösungen Größenordnungen ab etwa 500 € je Fahrzeug; daneben existieren cloudbasierte Varianten mit laufender monatlicher Gebühr. Bei fünf Fahrzeugen liegt die einmalige Investition damit schnell über dem, was Sie in einem ganzen Jahr für Ihre Dispositionssoftware zahlen.
Zwei Punkte dazu, die bares Geld wert sind:
- Prüfen Sie vor dem Kauf die BSI-Zertifizierung des konkreten Systems. Nicht zertifiziert heißt nicht rechtskonform, unabhängig davon, was im Prospekt steht.
- Die Kosten der TSE-Nachrüstung beziehungsweise Erstimplementierung können nach Auffassung der Finanzverwaltung sofort als Betriebsausgabe abgezogen werden, statt über Jahre abgeschrieben zu werden. Besprechen Sie das mit Ihrem Steuerberater — es verschiebt die Belastung erheblich.
Und zur Klarstellung, weil das im Markt durcheinandergeht: Eine Dispositions- oder Buchungssoftware ist keine TSE und ersetzt keine. Wer Ihnen „TSE-Konformität” für eine reine Software verspricht, sollte das sehr genau erklären. Was Software abdeckt, ist die Aufzeichnungspflicht nach § 49 Abs. 4 PBefG — das Auftragseingangsbuch, das ausdrücklich elektronisch geführt werden darf.
Weitere Posten, nach denen Sie fragen sollten
- Einrichtung und Datenübernahme. Was genau wird übernommen — nur Kundenstammdaten oder auch Buchungs- und Rechnungshistorie? Kunden zu migrieren ist trivial. Drei Jahre Auftragshistorie nicht. Und da die Aufzeichnungen ein Jahr aufzubewahren sind, brauchen Sie sie irgendwo lesbar.
- Schulung. Ein halber Tag für das Büro ist realistisch; einen Fahrer schult ein guter Link in fünf Minuten. Wird Schulung als Pflichtposten berechnet, fragen Sie, wofür genau.
- Support. Steht im Vertrag eine Reaktionszeit, oder nur eine E-Mail-Adresse? Disposition fällt samstags um fünf Uhr früh aus, nicht dienstags um elf.
- Zahlungsabwicklung. Kartenentgelte sind unabhängig von der Softwaregebühr. Entscheidend ist, ob die Zahlungen über Ihr eigenes Konto laufen oder über das des Anbieters — das bestimmt, wer Ihren Zahlungsfluss und Ihre Rückbuchungen kontrolliert.
- Preisanpassung bei Verlängerung. Der günstigste Einstieg nützt wenig, wenn im zweiten Jahr zweistellig erhöht wird.
Die Zahl, die tatsächlich zählt
Der Monatspreis sagt wenig. Kosten je Auftrag sagen fast alles.
Nehmen Sie Ihre gesamten monatlichen Softwarekosten und teilen Sie durch die tatsächlich abgewickelten Fahrten. Ein Betrieb mit zehn Fahrzeugen und 1.200 Fahrten im Monat zahlt bei 179 € etwa 15 Cent je Auftrag. Bei einem durchschnittlichen Fahrpreis von 40 € ist das Rauschen — weniger als der Kraftstoff für die Anfahrt.
Diese Umrechnung ist wichtig, weil Betriebe regelmäßig wochenlang um 40 € Monatsgebühr ringen und dabei sehr viel mehr an anderer Stelle verlieren: an Aufträgen, die nie sauber erfasst wurden, an Rechnungen, denen niemand nachgegangen ist, oder an einem Buchungsformular, das ein Drittel der Anfragen still verliert. Holt ein System für 179 € zwei Fahrten pro Woche mehr herein als eines für 79 €, hat es sich um ein Vielfaches bezahlt.
Was ich in welcher Größe kaufen würde
Ein bis drei Fahrzeuge. Die günstigste Stufe, die jede Anfrage sauber erfasst und eine Bestätigung verschickt — mehr nicht. Ihr Engpass ist in dieser Größe nicht die Disposition, sondern der Auftragseingang. Das Geld gehört in die Website und in die Sichtbarkeit, nicht in Software-Kopffreiheit, die Sie nicht nutzen.
Vier bis zehn Fahrzeuge. Hier zahlen Sie ohnehin die höhere Stufe, also reizen Sie sie aus. Was sich in dieser Größe wirklich rechnet, sind die Automatismen: Erinnerung vor der Abholung, Zahlungserinnerung bei offener Rechnung, Bewertungsanfrage nach der Fahrt. Die laufen ohne Sie und holen die Differenz zwischen den Tarifstufen mehrfach herein.
Ab elf Fahrzeugen. Ab hier verschieben sich die Fragen vom Preis zum Ausstieg: Kommen Sie jederzeit selbst an einen vollständigen Export? Hält der Preis bei Verlängerung? Wem gehört das Zahlungskonto? In dieser Größe kostet ein schlechter Vertrag mehr als ein schwacher Funktionsumfang.
Unabhängig von der Größe, wenn Sie Chauffeur-, Limousinen- oder Flughafentransfergeschäft fahren. Dann ist der Preis je Fahrzeug die falsche Brille. Vorausgebuchte Firmenfahrten scheitern an anderen Dingen als der Dispositionsgeschwindigkeit — an Flugänderungen, an frei vereinbarten Preisen, an der Nachricht, in der ein Kunde den Kindersitz angefragt hat. Warum generische Systeme genau daran scheitern, steht in diesem Beitrag.
RideDesk, das wir selbst bauen — lesen Sie das also als Aussage eines Beteiligten —, ist bewusst für diesen zweiten Fall gebaut und tritt nicht im Preiskampf pro Fahrzeug gegen Funkzentralen-Software an. Seit August 2026 sind die Preise veröffentlicht, mit einem dritten Zählermodell: pauschale Monatsstufen nach Auftragsvolumen statt pro Fahrer oder Fahrzeug — kostenlos bis 10 Transfers im Monat, dann 99 $ bzw. 199 $ monatlich, ohne Gebühr pro Buchung und ohne Provision (aktueller Vergleich). Beachten Sie: abgerechnet wird in US-Dollar, nicht in Euro — Ihre Softwarekosten bewegen sich damit mit dem Wechselkurs, ein Posten, den kein deutscher Anbieter in dieser Liste hat. Rechnungen laufen über Ihr eigenes Stripe-, PayPal- oder SumUp-Konto, Fahrer erhalten einen privaten Link ohne Installation, und die Weitergabe einer Fahrt an einen Partner ist eine erfasste Funktion mit nachverfolgter Marge.
Wofür Sie sich am Ende entscheiden: Rechnen Sie zuerst mit Ihrer eigenen Fahrzeugzahl, Ihrer eigenen Benutzerzahl und Ihrem tatsächlichen Auftragsvolumen — und schauen Sie nach, wie weit Sie von der nächsten Stufengrenze entfernt sind. In Deutschland entscheidet diese eine Zahl mehr über Ihre Softwarekosten als jeder Funktionsvergleich.
Allgemeine Marktinformation, Stand August 2026, keine Rechts- oder Steuerberatung. Preise und Pflichten ändern sich — prüfen Sie aktuelle Anbieterangaben und klären Sie steuerliche Fragen mit Ihrem Steuerberater.
