Wer ein Taxiunternehmen gründen will, rechnet zuerst mit dem Fahrzeug. Das ist die falsche Reihenfolge — und zwar nicht aus kaufmännischen, sondern aus rechtlichen Gründen.
Es gibt in Deutschland zwei Genehmigungsarten für den Gelegenheitsverkehr mit Pkw. Sie kosten unterschiedlich viel, sie erlauben unterschiedliche Geschäftsmodelle, und bei einer davon kann die Behörde Ihren Antrag ablehnen, obwohl Sie jede einzelne Voraussetzung erfüllen. Diese Weiche steht ganz am Anfang, und wer sie nicht kennt, kauft unter Umständen ein Fahrzeug für eine Konzession, die er nie bekommt.
Die Bedürfnisprüfung gilt nur für Taxen
§ 13 Absatz 4 PBefG ist der wichtigste Satz für jeden Gründer im Taxigewerbe:
Bei Taxen ist die Genehmigung zu versagen, wenn die öffentlichen Verkehrsinteressen dadurch beeinträchtigt werden, daß durch die Ausübung des beantragten Verkehrs das örtliche Taxengewerbe in seiner Funktionsfähigkeit bedroht wird.
Zu berücksichtigen sind dabei die Nachfrage nach Beförderungsaufträgen, die Taxendichte, die Ertrags- und Kostenlage sowie Anzahl und Ursachen von Geschäftsaufgaben.
Auf Deutsch: In Städten mit gesättigtem Taximarkt gibt es faktisch eine Warteliste oder gar keine neuen Konzessionen. Sie können finanziell leistungsfähig, zuverlässig und fachlich geeignet sein — und trotzdem eine Absage bekommen, weil das örtliche Gewerbe als bedroht gilt. Deshalb werden Taxikonzessionen in manchen Städten wie Vermögenswerte gehandelt: nicht wegen des Gebührenbescheids, sondern wegen der Knappheit.
Für Mietwagen im Sinne des § 49 PBefG gilt diese Prüfung nicht. Es gibt keine Bedürfnisprüfung, keine Kontingentierung. Wer die persönlichen und wirtschaftlichen Voraussetzungen erfüllt, bekommt die Genehmigung.
Das ist der Grund, warum nahezu jedes neue Fahrdienst-, Chauffeur- und Flughafentransfer-Unternehmen in Deutschland als Mietwagenunternehmen startet. Der Preis dafür: kein Halteplatz, keine Winkzeichen, keine Beförderung ohne vorherigen Auftrag am Betriebssitz — und die Rückkehrpflicht.
Die vier Voraussetzungen nach § 13 Abs. 1 PBefG
Für beide Genehmigungsarten gilt derselbe Grundkatalog. Die Genehmigung setzt voraus, dass
- die Sicherheit und die Leistungsfähigkeit des Betriebs gewährleistet sind,
- keine Tatsachen vorliegen, die die Unzuverlässigkeit des Antragstellers oder des Geschäftsführers dartun,
- der Unternehmer oder der Geschäftsführer fachlich geeignet ist — nachgewiesen “durch eine angemessene Tätigkeit in einem Unternehmen des Straßenpersonenverkehrs oder durch Ablegung einer Prüfung”,
- der Antragsteller seinen Sitz oder seine Niederlassung im Inland hat.
Punkt 1 und Punkt 3 sind die, an denen es in der Praxis hängt.
Die Zahl, die kaum jemand vorher kennt: 2.250 Euro
Die finanzielle Leistungsfähigkeit ist keine Ermessensfrage, sondern ein Rechenwert. Der Weg dorthin ist verschachtelt, aber eindeutig.
§ 2 PBZugV verlangt für Taxen und Mietwagen, dass Eigenkapital und Reserven des Unternehmens nicht weniger betragen als “ein Viertel der in Artikel 7 Absatz 1 Satz 2 der Verordnung (EG) Nr. 1071/2009 genannten Beträge je eingesetztem Fahrzeug”.
Artikel 7 Absatz 1 Satz 2 dieser Verordnung nennt 9.000 Euro für das erste Fahrzeug und 5.000 Euro für jedes weitere.
Ein Viertel davon ergibt: 2.250 Euro für das erste Fahrzeug, 1.250 Euro für jedes weitere.
Genau so steht es auch im Anforderungskatalog der Genehmigungsbehörden — die Stadt Düsseldorf formuliert es in ihrem Serviceportal wörtlich als “für das 1. Kfz mindestens 2.250 Euro, für jedes weitere Kfz 1.250 Euro”. Der Nachweis erfolgt in der Regel durch eine Bescheinigung des Steuerberaters oder der Bank.
Rechnen Sie das für Ihre geplante Flottengröße durch, bevor Sie den Antrag stellen. Fünf Fahrzeuge bedeuten 2.250 + 4 × 1.250 = 7.250 Euro nachzuweisendes Eigenkapital. Das ist kein Betriebskapital, das ist die Eintrittsschwelle — Fahrzeuge, Versicherung und Löhne kommen obendrauf.
Fachkunde: die IHK-Prüfung
Die fachliche Eignung weisen die meisten Gründer über die Unternehmerprüfung bei der Industrie- und Handelskammer nach. § 4 PBZugV regelt den Ablauf: Die schriftlichen Teilprüfungen bestehen “aus Multiple-Choice-Fragen und schriftlichen Fragen mit direkter Antwort sowie aus schriftlichen Übungen/Fallstudien”.
Ein Detail, das Sie einplanen sollten: Für Taxen und Mietwagen beträgt die Mindestdauer je Teilprüfung eine Stunde — kürzer als die zwei Stunden, die für andere Bereiche des Straßenpersonenverkehrs gelten. Die Prüfung ist damit kein Selbstläufer, aber sie ist deutlich schlanker als der Verkehrsleiternachweis im Güterverkehr.
Alternativ ist der Nachweis über eine angemessene leitende Tätigkeit in einem Unternehmen des Straßenpersonenverkehrs möglich. Ob Ihre bisherige Tätigkeit dafür ausreicht, entscheidet die Behörde — klären Sie das vorher, statt es zu unterstellen.
Was die Konzession selbst kostet
Die Gebühren stehen bundeseinheitlich im Gebührenverzeichnis der PBefGKostV. Die Spannen sind weit, weil sich die Gebühr nach dem tatsächlichen Verwaltungsaufwand im Einzelfall richtet:
- Genehmigung für die Ausführung eines Verkehrs mit Taxen: 100 bis 1.465 Euro
- Genehmigung für die Ausführung von Verkehr mit Mietwagen: 50 bis 500 Euro
Beides je Fahrzeug. Die Stadt Düsseldorf weist genau diese Spannen aus und ergänzt sie um die Nebengebühren, die im ersten Jahr tatsächlich anfallen: 25 Euro je Fahrzeugwechsel, 150 Euro je Fahrzeug für die Übertragung einer Taxikonzession, 30 Euro je Urkunde für eine Berichtigung, und für Ausnahmegenehmigungen 100 Euro für das erste sowie 50 Euro für jedes weitere Fahrzeug.
Beachten Sie das Verhältnis: Die Mietwagengenehmigung ist im Höchstfall etwa ein Drittel so teuer wie die Taxigenehmigung — und sie ist nicht kontingentiert. Der günstigere Weg ist zugleich der sicherere.
Die Genehmigung gilt nicht unbefristet. § 16 Absatz 4 PBefG: Die Geltungsdauer der Genehmigungen “für sonstigen Gelegenheitsverkehr mit Kraftfahrzeugen” beträgt höchstens fünf Jahre. Danach ist zu verlängern, und die Verlängerung ist kein Automatismus — sie prüft dieselben Voraussetzungen erneut.
Eine ehrliche Startrechnung für zwei Mietwagen
Was ein Gründer mit zwei Fahrzeugen vor dem ersten Auftrag nachweisen und bezahlen muss:
- Eigenkapitalnachweis: 3.500 Euro (2.250 + 1.250) — gebunden, nicht ausgegeben
- Genehmigungsgebühren: 100 bis 1.000 Euro für zwei Fahrzeuge, je nach Aufwand und Behörde
- IHK-Fachkundeprüfung samt Vorbereitung
- Führungszeugnis, Auszug aus dem Gewerbezentralregister, Unbedenklichkeitsbescheinigungen von Finanzamt, Stadtkasse, Krankenkasse und Berufsgenossenschaft
- Nachweis eines Betriebssitzes im Zuständigkeitsbereich der Behörde
- Fahrzeuge, Versicherung, Ordnungsbehördliche Abnahme nach BOKraft
Die Gebühren sind dabei der kleinste Posten. Der eigentliche Aufwand liegt in der Zeit: Führungszeugnisse und Unbedenklichkeitsbescheinigungen haben Vorlaufzeiten, und die Behörde beginnt die Prüfung erst, wenn der Antrag vollständig ist. Planen Sie in Monaten.
Was ab dem ersten Auftrag gilt
Zwei Pflichten treffen Mietwagenunternehmer sofort, und beide werden unterschätzt.
Die Rückkehrpflicht. Nach § 49 PBefG dürfen Sie nur Beförderungsaufträge ausführen, die am Betriebssitz eingegangen sind, und müssen nach Ausführung unverzüglich zum Betriebssitz zurückkehren — es sei denn, vor der Fahrt ist ein neuer Auftrag eingegangen. Das ist keine Formalie: Es bestimmt, wie Sie disponieren, und es ist der häufigste Kontrollpunkt. Wortlaut, Abstellort-Ausnahme und Bußgeldrahmen stehen im eigenen Beitrag zur Rückkehrpflicht.
Das Auftragseingangsbuch. § 49 Abs. 4 PBefG verlangt, den Eingang jedes Beförderungsauftrags am Betriebssitz aufzuzeichnen und die Aufzeichnung ein Jahr aufzubewahren. Der Gesetzgeber lässt dabei ausdrücklich “buchmäßig oder elektronisch (auch mittels appbasierten Systems)” zu — Papier und Software sind gleichwertig. Wer Zeitstempel führt, kann außerdem belegen, dass ein Folgeauftrag vor Fahrtende eingegangen war, und damit die Ausnahme von der Rückkehrpflicht dokumentieren. Wie das praktisch aussieht, habe ich im Leitfaden zum digitalen Auftragseingangsbuch ausführlich beschrieben.
Nicht verwechseln: TSE. Seit dem 1. Januar 2026 ist eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung für Taxameter und Wegstreckenzähler verpflichtend. Das ist Hardware im Fahrzeug und hat mit Ihrer Dispositionssoftware nichts zu tun. Buchungssoftware ist kein Fiskaltaxameter und ersetzt keine TSE — wenn ein Anbieter für reine Software mit “TSE-Konformität” wirbt, fragen Sie genau nach, was gemeint ist.
Wo ich als Gründer sparen würde und wo nicht
Nicht sparen würde ich bei der Vorabklärung mit der Genehmigungsbehörde. Ein Termin, bei dem Sie Betriebssitz, geplante Fahrzeugzahl und Ihren Fachkundenachweis durchsprechen, kostet nichts und verhindert die zwei teuersten Fehler: ein Antrag, der wegen Unvollständigkeit monatelang liegt, und eine Taxikonzession, die wegen § 13 Abs. 4 ohnehin aussichtslos war.
Sparen würde ich am Anfang bei der Software. Mit zwei Fahrzeugen ist Ihr Engpass nicht die Disposition, sondern die Auftragslage. Ein sauber geführtes Auftragseingangsbuch — notfalls auf Papier — erfüllt § 49 Abs. 4 vollständig. Erst wenn Sie anfangen, Dinge doppelt zu tun oder zu vergessen, lohnt ein System. Was die deutschen Anbieter tatsächlich verlangen, habe ich in Taxi- und Mietwagensoftware: Kosten in Deutschland mit den veröffentlichten Preisen zusammengestellt; welche Software überhaupt für Personenbeförderung gebaut ist und welche aus der Spedition stammt, steht in Dispositionssoftware für Personenbeförderung.
Wir entwickeln RideDesk und verkaufen also selbst Software — nehmen Sie diesen Rat entsprechend als Aussage einer interessierten Partei. Inzwischen gibt es einen kostenlosen Plan für 10 Transfers im Monat — und ich sage Gründern trotzdem regelmäßig, dass sie im ersten Halbjahr keine Dispositionssoftware brauchen, unsere eingeschlossen.
Die Gründung selbst scheitert fast nie am Geld. Sie scheitert daran, dass jemand ein Fahrzeug gekauft hat, bevor er wusste, ob er die Konzession bekommt — und an welcher der beiden er überhaupt hätte arbeiten sollen.
Allgemeine Informationen mit Stand August 2026, keine Rechts- oder Steuerberatung. Gebühren, Zuständigkeiten und örtliche Vorgaben unterscheiden sich je nach Genehmigungsbehörde und ändern sich — prüfen Sie die für Sie geltenden Anforderungen bei Ihrer Behörde und lassen Sie steuerliche Fragen von Ihrem Steuerberater klären.
